La déclaration simplifiée
Étant donné que votre traitement ne rentre pas dans le cadre d'une dispense (en particulier la dispense n°17) , conformément à la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, vous êtes tenu de soumettre tout traitement de données à caractère personnel à la CNIL sous forme de déclaration.
En tant que chef d’établissement, vous avez décidé de mettre en place un outil qui nécessite le traitement de données à caractère personnel au sein de votre établissement, si votre traitement respecte une norme simplifiéede la CNIL, vous devez alors effectuer une déclaration simplifiée.
Afin de vous aider dans cette démarche, nous avons mis en place un tutoriel de la déclaration simplifiée
La déclaration Simplifiée
Toutes les étapes de la déclaration CNIL sont obligatoires
Etape 1 : Accéder au Site de la CNIL
Le site : http://www.cnil.fr/vos-obligations/declarer-a-la-cnil/
Cliquer sur : "Déclaration simplifiée"
Accéder ainsi au formulaire électronique de la déclaration simplifiée
Etape 2 : Rubrique " Déclarant"
1- Compléter toutes les parties
2- SIRET,SIREN,NIC,APE
Le SIRET comporte 14 chiffres et comprend le SIREN composé de 9 chiffres suivi du numéro interne de classement (NIC) de votre établissement.
Si vous êtes dans un établissement d’enseignement secondaire technique ou professionnel, le code APE ou NAF est 8532Z.
Si vous êtes dans un établissement d’enseignement secondaire général, le code est 8531Z.
Votre gestionnaire sera en mesure de vous donner tous ces éléments.
- Cliquer sur Enregistrer puis "étape suivante"
Etape 3 : Rubrique "Finalité"
Déclarer la finalité du traitement en choisissant la norme simplifiée correspondante à votre traitement
- Cliquer sur Enregistrer puis "étape suivante"
Etape 4 : Rubrique " Contact"
Comme indiquer il faut renseigner la CNIL « les coordonnées de la personne qui a complété ce formulaire et qui répondra aux éventuelles demandes de complément de la CNIL ».
Cocher la case « Si le contact doit être destinataire du récépissé ».
- Cliquer sur Enregistrer puis "étape suivante"
Etape 5 : Rubrique " Engagement du responsable"
Cocher la case « Je reconnais avoir pris connaissance de la norme visée et atteste que le présent traitement est conforme à cette norme qui définit de manière limitative les finalités du traitement, les catégories d’informations traitées, les destinataires de ces informations et la durée de conservation de ces informations ».
1. Indiquer les coordonnées du chef d’établissement.
2. Mettre "chef d’établissement" dans la rubrique « Fonction ».
En effet, au regard de la CNIL il est le seul responsable de traitement.
- Cliquer sur Enregistrer puis "étape suivante"
Etape 6 : Rubrique " Validation"
Cette partie résume les parties renseignées et renvoie aux parties qui n’ont pas été renseignées.
Cliquer sur « J’envoie à la CNIL »
Vous pouvez également imprimer votre « brouillon » de déclaration (sur Editer votre déclaration en haut à droite).
Conclusion
Après l’envoi à la CNIL, vous allez accuser réception par message électronique dans la journée (avec un PJ votre formulaire complété au format PDF).
Dans de 48h vous allez prendre réception d’un récépissé.
Si votre dossier est incomplet, vous recevrez une demande de complément.
Maintenant vous pouvez mettre en œuvre le traitement sauf contre-indication de la CNIL.
L'application "Catalogue CNIL"
Dès que vous avez déclaré votre application à la CNIL :
N'oubliez pas de joindre le récépissé de la déclaration à l'application Catalogue CNIL ou de nous l'envoyer à l'adresse mail suivante : rssi@ac-strasbourg.fr
A Savoir
En cas de changement de responsable de traitement :
En cas de changement de responsable de traitement, en l’occurrence de chef d'établissement, il est nécessaire d'adresser un courrier à la CNIL (voie postale ou fax) en indiquant le numéro de ladite déclaration et l'identité du nouveau responsable de traitement.
Tutoriel de la déclaration simplifiée
- Déclaration Simplifiée pour l'ENT
- Déclaration Simplifiée pour Moodle
- Déclaration Simplifiée pour l'accès à la cantine scolaire par le contour de la main.
- Déclaration Simplifiée pour Webclasseur
- Déclaration Simplifiée pour E-sidoc utilisé via l'ENT
